В Российской Федерации с 2015 года установлено новое правило для гостиниц и объектов туристической сферы. Теперь сведения о всех постояльцах (независимо от гражданства) заведение отправляет в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Неисполнение подобного обязательства грозит довольно значительным взысканием - до трехсот тысяч рублей. Администрация гостиницы сама имеет право выбирать способ предоставления данных. Это могут быть как отчётности на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Как бы то ни было в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий трудно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет какой будет составляться вручную. Помимо того, нужно принимать во внимание, что данные обязаны быть актуальными, другими словами для гарантии своевременной передачи отчетов о постояльцах фирма вынуждена будет иметь курьера для доставления документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, практически все гостиницы решили выполнять электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было разработано несколько специализированных программ.
Чаще всего руководящая структура гостиницы уже взаимодействует со специальными программами, предоставляющими возможности автоматизировать процесс оформления и учета постояльцев. Комфортный интерфейс дает возможность уменьшить время на поселение в несколько раз. Персонал гостиницы обучен работе с такими программными продуктами и уже адаптировался в реалии it технологий. Однако изучение нового программного продукта множественным персоналом - достаточно непростая процедура. Создатели специальной программы для отправки данных о постояльцах контур фмс рекомендуют отличное решение. Оператору не нужно вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, каковая уже есть на вооружении менеджеров гостиницы. Данный процесс выполняется оперативно под управлением ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет внушительные серверы, которые хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей России. Наряду с этим хозяйственный субъект, отправивший данные фмс имеет непрерывный доступ к сведениям, касающимся их постояльцев. К тому же у гостиниц сейчас имеется возможность контроля данных о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
